Creado en los años '50 por los ingenieros Taiichi Ono y Eiji Toyoda de Toyota, el método 5S revolucionó la industria al optimizar recursos y reducir desperdicios. Se trata de principios usados por empresas líderes como Apple, Amazon, Tesla y SpaceX, que sirven para facilitar el orden, aumentar la productividad, reducir el estrés y mantener un entorno funcional a largo plazo.
Esta técnica japonesa, creada en la posguerra para optimizar recursos en fábricas, se basa en cinco pasos simples de los cuales recibe su nombre: clasificar (Seiri), ordenar (Seiton), limpiar (Seisho), estandarizar (Seiketsu) y mantener la disciplina (Shitsuke). Según el ingeniero Álvaro Hernández-Jarque, la idea es crear un lugar que funcione para uno mismo y haga la vida más fácil.
Los 5 pasos para ordenar cualquier espacio
1. Clasificar y eliminar lo innecesario (Seiri)
El primer paso del método 5S consiste en identificar y retirar todo lo que no aporta valor. En palabras de Hernández-Jarque, “acumular es el enemigo invisible del orden”. Este principio recuerda la estrategia de Steve Jobs en Apple cuando, al regresar en 1997, eliminó decenas de productos innecesarios para enfocar la compañía en solo cuatro. En el hogar, el proceso es similar: aplicar la regla de los seis meses (si no lo usaste en ese tiempo, no lo necesitas) y clasificar en tres grupos: conservar, donar o vender y tirar.
"Un error frecuente es ordenar por habitaciones en vez de por categorías. El problema es que hace que tengamos las mismas cosas repartidas en varios lugares. No guardes ropa del mismo tipo en diferentes armarios. Junta todo y luego organizas", agregó.
2. Ordenar con lógica (Seiton)
Una vez reducido el exceso, cada objeto debe tener un lugar específico y fácil de encontrar. Este principio se inspira en el sistema de almacenamiento de Amazon, que coloca productos según su frecuencia de venta, asignando ubicaciones estratégicas para agilizar procesos. En casa, lo más utilizado debe estar siempre al alcance (llaves, móvil), lo ocasional en lugares accesibles (herramientas, documentos) y lo esporádico en zonas apartadas (decoraciones, objetos de temporada).
3. Limpiar para mejorar la productividad (Seiso)
La limpieza no es solo estética: es un mecanismo de control y prevención. Toyota integra la limpieza en las tareas diarias de sus fábricas, donde cada trabajador es responsable de mantener su estación impecable. Esto no solo evita errores, sino que aumenta el sentido de pertenencia. En el hogar, dedicar unos minutos cada día a limpiar y revisar las áreas usadas evita que el desorden se acumule y mejora el bienestar general.
4. Estandarizar con reglas claras (Seiketsu)
Para que el orden perdure, es necesario establecer normas visibles y fáciles de seguir. Tesla aplica este principio mediante su sistema Andon, que incluye protocolos claros y señalización visual para actuar ante cualquier problema sin improvisar. En casa, esto se traduce en etiquetar estantes, usar colores para identificar categorías, crear listas de referencia y definir rutinas para tareas recurrentes. Cuantas menos decisiones dependan de la memoria, más estable será el orden.
5. Mantener disciplina y hábitos (Shitsuke)
El último paso se enfoca en convertir el orden en un hábito automático. SpaceX es ejemplo de disciplina: en sus salas limpias, cada herramienta debe volver a su lugar exacto y se realizan chequeos constantes para garantizar precisión. En el hogar, aplicar este enfoque significa revisar los espacios semanalmente, devolver los objetos a su sitio después de usarlos y aplicar la regla de “si entra algo nuevo, algo viejo debe salir”. Con el tiempo, el orden se vuelve parte natural de la rutina.